واحد اداری مالی موسسه کمک وظایف متعددی دارد که در چارچوب مدیریت منابع مالی، برنامه‌ریزی، و اجرای امور مختلف به منظور حفظ شفافیت و کارآیی سازمان انجام می‌شود. که مهم‌ترین وظایف این واحد شامل موارد زیر است:
مدیریت مالی و حسابداری
- بودجه‌ریزی: تهیه و تنظیم بودجه‌های سالانه یا میان‌مدت سازمان خیریه، مطابق با اهداف و نیازهای سازمان.
- کنترل هزینه‌ها: نظارت بر هزینه‌های جاری سازمان و بررسی هزینه‌ها نسبت به بودجه‌های تخصیص یافته.
- تهیه گزارش‌های مالی: تهیه صورت‌های مالی، مانند ترازنامه، صورت سود و زیان و گزارش‌های مالی دوره‌ای برای مدیران و نهادهای نظارتی.
- ثبت و نگهداری اسناد مالی: ثبت دقیق تراکنش‌های مالی، پرداخت‌ها و دریافت‌ها، و نگهداری اسناد مالی به‌صورت منظم.
کنترل داخلی و نظارت مالی
- نظارت بر فرآیندهای مالی: ایجاد سیستم‌های کنترل داخلی برای اطمینان از صحت و دقت فعالیت‌های مالی و جلوگیری از هرگونه تخلف.
- آگاهی از قوانین مالیاتی و نظارتی: اطمینان از رعایت قوانین و مقررات مالیاتی و الزامات قانونی خاص مربوط به سازمان‌های خیریه.
- بازرسی‌های داخلی: انجام بررسی‌های دوره‌ای داخلی برای اطمینان از عدم وجود اشتباهات یا فساد در امور مالی.
مدیریت منابع و کمک‌های مالی و غیر مالی
- شفاف‌سازی کمک‌ها: طراحی و پیاده‌سازی استراتژی‌های جذب کمک‌های مالی از طریق خیرین، اسپانسرها و دیگر منابع.
- ثبت کمک‌ها و اعانات: ثبت کمک‌ها و اعانات دریافتی به‌طور دقیق همراه با مستندسازی آن.
- موسسه خیریه کمک به منظور بهبود فرآیند کمک رسانی و ارتقای شفافیت در امور مالی، از سامانه پیشرفته آرشیت بهره برداری می‌کند که امکان ثبت تمامی پرداخت‌ها و کمک‌های مالی را فراهم می‌آورد. این سامانه به طور خودکار تمامی تراکنش‌ها را ثبت کرده و اطلاعات مربوطه را در سیستم ذخیره می‌کند. به علاوه، پس از هر پرداخت یا کمک مالی، یک پیامک اطلاع‌رسانی برای نیکوکاران ارسال می‌شود تا آنها از وضعیت کمک‌های خود آگاه شوند. این فرآیند موجب افزایش اطمینان و رضایت نیکوکاران از عملکرد موسسه می‌شود و اطمینان خاطر بیشتری برای ادامه حمایت‌هایشان فراهم می‌آورد.
در سامانه آرشیت موسسه کمک هر نیکوکار دارای پنل اختصاصی می باشد و می تواند کمک ها و فعالیت های خود را رصد نماید و با شرکت در نظرسنجی و برقراری ارتباط با موسسه، نظرات خود را بیان نماید، همچنین پرداخت از طریق درگاه برای نیکوکار بسیار ساده انجام می گیرد و امکان دریافت رسید و پیامک برای وی میسر می شود.
- مستندسازی پروژه‌ها: تهیه گزارش‌های مرتبط با هزینه‌های مربوط به پروژه‌ها و فعالیت‌های خیریه.
پرداخت حقوق و دستمزد
محاسبه حقوق کارکنان: محاسبه و پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان و اعضای سازمان، با توجه به قوانین کار و مالیات
(* لازم به ذکر است اعضای هیئت امنا، هیئت مدیره و مدیر عامل برابر با مصوبه در زمان تاسیس هیچگونه حقوق و مزایایی از موسسه دریافت نمی کنند.)
امور اداری
- مدیریت اسناد و مدارک اداری:مدیریت اسناد و مدارک سازمان، از جمله قراردادها، نامه‌ها و سایر اسناد قانونی.
- تهیه و مدیریت قراردادها: تنظیم و نگهداری قراردادهای مختلف با خیرین، سازمان‌ها و تامین‌کنندگان خدمات و کالاها.
- پشتیبانی از فعالیت‌های روزمره: هماهنگی امور روزمره کارکنان، از جمله جلسات، برنامه‌های آموزشی، و نیازهای اداری دیگر.
گزارش‌دهی به نهادهای نظارتی و مسئولین
- گزارش‌های سالانه و مالی: ارائه گزارش‌های مالی به مسئولین سازمانی و نهادهای نظارتی به‌طور منظم و شفاف.
- پاسخگویی به درخواست‌های مالی: پاسخگویی به درخواست‌ها و نیازهای مالی نهادهای نظارتی، خیرین، و سایر طرف‌های مرتبط.
آموزش و آگاهی‌بخشی مالی
- آموزش مالی به کارکنان: آموزش کارکنان و داوطلبان در زمینه اصول مالی و نحوه استفاده از منابع مالی.
- ایجاد آگاهی در خصوص شفافیت مالی: ایجاد فرآیندهایی برای ترویج شفافیت مالی در سازمان و میان خیرین.
در مجموع، واحد اداری مالی در سازمان‌های خیریه با وظایف متنوع و پیچیده خود، نقشی اساسی در پایداری و اثربخشی فعالیت‌های سازمان‌های خیریه ایفا می‌کند و به حفظ اعتبار و اعتماد عمومی کمک می‌کند.